Encuentra respuestas claras sobre el control horario, ausencias, horarios, regularizaciones y la gestión de tu equipo
Si olvidas fichar, la plataforma no podrá calcular correctamente las horas trabajadas de aquel día. Para corregirlo, envía una solicitud de fichaje olvidado indicando la hora correcta. Si el olvido afecta varios días, es importante solicitarlos tan pronto como se pueda para que el recuento de horas sea correcto. Esta solicitud será revisada y, una vez validada para tu gerente, el registro quedará regularizado.
Sí. Si has realizado un fichaje incorrecto, primero tendrás que solicitar la cancelación del fichaje erróneo. Una vez tu responsable lo haya validado, podrás enviar una solicitud de fichaje olvidado con los datos correctos para que el registro quede corregido.
Sí. Puedes registrar tus fichajes desde cualquier ubicación. La plataforma se basa en la responsabilidad de cada trabajador de registrar su jornada laboral de manera correcta y de acuerdo con la realidad de su horario. En cuanto a la geolocalización, se trata de una funcionalidad opcional que cada escuela puede decidir activar o no. A pesar de que esté activada, no impide fichar desde un lugar determinado ni bloquea los fichajes fuera del centro. Su función es únicamente registrar la ubicación desde donde se ha realizado el fichaje porque, si es necesario, esta información se pueda consultar posteriormente a los informes y registros de la plataforma. Por lo tanto, la geolocalización es una herramienta de consulta y trazabilidad, no un mecanismo de restricción. Hay que tener en cuenta que, para poder registrar la ubicación, tendrás que aceptar previamente los permisos de geolocalización a tu ordenador o móvil. Sin esta autorización, la plataforma no podrá registrar tu ubicación en el momento del fichaje.
En estas situaciones hay dos opciones, según el funcionamiento que haya definido tu centro. La primera es solicitar una regularización de horas, indicando las horas acordadas para aquella actividad. Esta es la opción más habitual cuando la jornada no sigue el horario ordinario. La segunda es realizar los fichajes con normalidad, registrando el inicio y el final de la jornada desde el lugar donde se desarrolla la actividad. Esta opción dependerá de los criterios establecidos por la dirección del centro.
Sí. Con una sola tarjeta se pueden asignar todos los dispositivos de los centros que se quieran. De este modo, podrás utilizar cualquier de los lectores autorizados asociados a tu tarjeta para registrar la jornada laboral, sin necesidad de disponer de más de una tarjeta.
En el apartado de Fichajes podrás consultar un resumen de los últimos 7 días, con el detalle de las horas trabajadas, las horas regularizadas y el total de horas. Si necesitas una consulta más detallada, ve al apartado de Informes, selecciona el tipo Resumen y el periodo que quieres consultar. Obtendrás un informe descargable con información adicional, como las horas grabadas, el total teórico y las posibles ausencias.
Puedes consultar tu horario en el apartado de Ficha personal. A la parte superior derecha encontrarás la sección Horarios; al hacer clic, se mostrará tu horario semanal asignado. Por defecto, este espacio es solo de consulta. Solo las personas con los permisos correspondientes pueden modificar, añadir o eliminar horas del horario.
La plataforma muestra diferentes tipos de horas para ayudarte a entender como se calcula tu jornada laboral.
Hay que tener en cuenta que el cálculo del total final puede variar según tu perfil. En perfiles administrativos la plataforma descuenta automáticamente el tiempo de comida, mientras que en los perfiles docentes las pausas ya se tienen en cuenta a través del horario personal asignado. Esto permite adaptar el cálculo de la jornada a la realidad de cada puesto de trabajo.
Puedes solicitar una regularización desde el apartado de Fichajes. En la parte superior derecha encontrarás el botón “Solicitar regularización”. Solo tienes que rellenar los campos en blanco con la información correspondiente y enviar la solicitud para que pueda ser revisada y validada por el responsable.
Las solicitudes las valida el gerente de etapa que tengas asignado. Será el encargado de aceptar o rechazar cada petición antes de que quede aplicada en la plataforma.
La plataforma funciona con un organigrama jerárquico, de modo que cada trabajador está vinculado a un responsable directo. Además, los responsables también pueden tener un responsable asignado por encima de ellos. Esto permite crear una estructura en forma de pirámide adaptada a la organización del centro.
Puedes consultar el estado de tus solicitudes desde el apartado de “Ficha personal”. En la parte superior derecha encontrarás los botones “Ausencias” y “Regularizaciones”. Al acceder a ellos, podrás ver todas tus solicitudes, junto con la información correspondiente, como la fecha, el horario y el estado actual de la petición (pendiente, aprobada o rechazada).
Puedes solicitar un permiso o una ausencia desde el apartado de Ausencias. Solo tienes que hacer clic al botón “Solicitar ausencia”, llenar los campos obligatorios y enviar la petición. La solicitud se puede realizar tanto por horas como por días.
Están vinculadas al convenio colectivo. La escuela puede definir los tipos de ausencia que considere necesarios: se pueden registrar visitas médicas, ausencias justificadas, asuntos personal, vacaciones y bajas por incapacidad temporal (IT), etc.
Tus solicitudes de ausencia serán revisadas por tu responsable (gerente de etapa, por ejemplo) que tengas asignado. Esta persona será la encargada de aprobar o rechazar la petición dentro de la plataforma.
Puedes consultar el estado de tus solicitudes desde el apartado de “Ficha personal”. En la parte superior derecha encontrarás la sección “Ausencias”. Al acceder, podrás ver todas tus peticiones y consultar fácilmente el estado (pendiente, aprobada o rechazada), así como la fecha y la información asociada a cada solicitud.
Una vez hayas enviado la solicitud de visita médica, tendrás que esperar que tu gerente de etapa la valide. Cuando la solicitud esté aprobada, aparecerá en tu calendario de ausencias. Haciendo clic sobre la ausencia, se abrirá una ventana donde podrás adjuntar el documento justificativo de la visita médica. De este modo, la solicitud y el justificante quedan guardados juntos en un único lugar, facilitando la consulta y manteniendo toda la documentación centralizada. También les puedes consultar en tu portal.
Es importante que la baja quede reflejada a la plataforma para que las horas queden correctamente justificadas y no se generen incidencias en los informes o en el cómputo de la jornada.
Si tu centro dispone de los módulos de RRHH y Nómina integrados con la plataforma, la información de la baja se podrá incorporar automáticamente cuando la empresa reciba la comunicación correspondiente de la Seguridad Social, sin que tengas que hacer ninguna gestión adicional.
En cambio, si el centro no dispone de estos módulos, tendrás que registrar la baja manualmente desde el apartado Ausencias, seleccionando el tipo Baja IT e indicando las fechas correspondientes. De este modo, los días de baja quedarán correctamente justificados dentro del sistema.
Esto evita que la plataforma detecte fichajes pendientes durante el periodo de ausencia y permite que la información esté centralizada para que el centro pueda gestionar, si hace falta, las sustituciones o la cobertura de tus tareas.
Si has olvidado la contraseña, haz clic en el enlace “¿Has olvidado la contraseña?” que encontrarás a la pantalla de inicio de sesión, justo bajo el campo de la contraseña. Se abrirá una nueva ventana donde tendrás que introducir tu dirección de correo electrónico. Una vez enviada la solicitud, recibirás un correo con un enlace que te permitirá crear una nueva contraseña y recuperar el acceso a la plataforma.
Si detectas un error en tus cómputos horarios o en los fichajes, el primer paso es consultar el apartado de Informes. Allí encontrarás el detalle de todas las horas registradas, las regularizaciones y las ausencias, esto te permitirá identificar fácilmente el origen de la incidencia.
Si tu tarjeta no funciona correctamente, lo primero que hay que comprobar es su estado en el apartado Asignación de tarjetas. Junto a tu usuario aparece un indicador: si es verde, la tarjeta está correctamente sincronizada; si es rojo, hay algún problema de conexión o sincronización. En este caso, desde el menú de los tres puntos situado a la derecha, se puede utilizar la opción “Re-sincronizar” para restablecer la conexión. Esta acción solo la pueden realizar las personas con los permisos correspondientes, como por ejemplo tu gerente de etapa o el equipo administrador de la plataforma.
Si has perdido tu tarjeta, hay que desactivarla porque nadie más la pueda utilizar. Esta acción se puede hacer desde el apartado Asignación de tarjetas, accediendo al menú de los tres puntos que encontrarás a la derecha de tu usuario y seleccionando la opción “Des asignar”. Esta gestión solo la pueden realizar las personas con los permisos correspondientes, como por ejemplo tu gerente de etapa o el equipo administrador. Una vez des asignada, se podrá vincular una nueva tarjeta a tu usuario.
Ser gerente de etapa implica tener la responsabilidad de revisar y gestionar las solicitudes de los docentes que tienes asignados. Esto incluye la aceptación o el rechazo de fichajes olvidados, regularizaciones de horas y solicitudes de ausencia. Además, como gerente de etapa tendrás acceso a funcionalidades y apartados de la plataforma que no están disponibles para los docentes.
La estructura de gestión es jerárquica. Cada grupo de docentes tiene asignado un gerente de etapa, y este gerente puede tener, a su vez, un responsable superior que valide sus propias solicitudes. Esta cadena de validación continúa hasta llegar a la dirección del centro.
Si eres director/a, podrás ver y gestionar la información de todos los usuarios del centro, no solo de las personas que dependen directamente de ti.
Si eres gerente de etapa o tienes permisos de validación, ve al apartado “Solicitudes” del menú lateral izquierdo. Allí encontrarás las solicitudes de tu equipo agrupadas en tres categorías: fichajes olvidados, regularizaciones y ausencias para cada solicitud podrás consultar toda la información necesaria, como por ejemplo el usuario que lo ha enviado, la fecha, el horario y la descripción. Una vez revisada, solo tienes que hacer clic a “Aceptar” o “Rechazar”. Si tienes muchas solicitudes pendientes y las consideras correctas, puedes gestionarlas de manera masiva. Marca la casilla “Seleccionar todos” y apruébalas de una sola vez para agilizar la gestión.
Puedes consultar los fichajes desde el apartado “Informes”. En la parte superior, encontrarás el desplegable “Selecciona un usuario”, dónde aparecerán todos los miembros de tu equipo. Solo tienes que escoger la persona que quieres consultar e indicar el periodo que te interesa.
La manera más sencilla de detectar incidencias es consultando los diferentes Informes de la plataforma. A través de los informes podrás identificar fácilmente si algún miembro de tu equipo tiene un fichaje pendiente, un fichaje olvidado, una ausencia sin justificar o cualquier otra incidencia relacionada con el registro horario.
El informe de “Resumen” se puede descargar en formato PDF o XLS para que puedas guardarlo o compartirlo fácilmente.
Para asignar o modificar un horario, ve al apartado Ficha personal y accede a la pestaña Horarios, situada a la parte superior derecha de la pantalla. Allí encontrarás el calendario donde podrás crear, consultar o editar tus horarios. Si tienes que gestionar el horario a otras personas, utiliza el desplegable situado a la parte superior izquierda para seleccionar el usuario que quieras. Una vez seleccionado, podrás crear, modificar o consultar sus horarios del mismo modo que lo haces con los tuyos.
Se gestionan desde el apartado “Configuración”, situado a debajo de ” Asignación de tarjetas”. Aquí encontrarás la sección “Festivos”, dónde podrás consultar o añadir los días festivos del centro. Hay que tener en cuenta que solo pueden acceder los usuarios con los permisos correspondientes. Es importante mantener este calendario actualizado, puesto que los días marcados como festivos quedan automáticamente justificados a la plataforma. De este modo, no se generarán incidencias ni avisos por carencia de fichaje en estas fechas.
Dependerá de la configuración y de los criterios establecidos por tu centro educativo. En muchos casos, gracias a los horarios configurados a la plataforma, solo hay que fichar al inicio y al final de la jornada, puesto que el sistema identifica automáticamente las horas de trabajo y las pausas previstas. Aun así, algunos centros pueden optar para pedir que se registren también determinadas salidas, entradas o pausas durante la jornada. Por este motivo, es importante seguir siempre las indicaciones definidas por tu escuela. La plataforma es flexible y se adapta a los diferentes modelos de organización, permitiendo que cada centro configure el sistema según sus necesidades.
No hay ningún problema. La plataforma se adapta a diferentes situaciones, incluido el caso de las personas que trabajan en más de un centro. Incluso, en la hora de asignar una tarjeta, se pueden vincular tantos dispositivos como sea necesario. De este modo, podrás utilizar la misma tarjeta para fichar en los diferentes centros donde trabajes, sin necesidad de disponer de varias tarjetas.
Sí. Los días que hagas teletrabajo también tienes que registrar tu jornada. Antes de fichar, marca la casilla «Trabajando desde casa» que encontrarás a la pantalla de fichaje. De este modo, la plataforma identificará correctamente que aquel día has trabajado en remoto. Esto permite diferenciar fácilmente los días que has trabajado en el centro de los días que has hecho teletrabajo, manteniendo el registro horario actualizado y correcto.
Sí. Desde el apartado Informes puedes consultar en cualquier momento el histórico de tus fichajes. Allí podrás revisar tus entradas y salidas, así como consultar la información correspondiente a un periodo concreto seleccionando las fechas que te interesen.
Las notificaciones se encuentran al icono de la campana, situada a la parte superior del menú lateral. Cuando tengas notificaciones pendientes de revisar, la campana mostrará un indicador rojo para que las puedas identificar fácilmente. Haz clic sobre la campana para abrir el desplegable y consultar toda la información relacionada con tus notificaciones, como por ejemplo solicitudes, avisos u otras acciones pendientes.
No te tienes que preocupar. La plataforma está preparada para evitar este tipo de errores. El sistema diferencia entre el fichaje de inicio y el de final de jornada, de forma que no te permite registrar dos inicios seguidos ni dos finales seguidos. Esto ayuda a garantizar que los registros sean coherentes y evita duplicaciones accidentales en el control horario.
Una solicitud de fichaje olvidado sirve para registrar una entrada o una salida que no fichaste en su momento. Por ejemplo, si olvidaste marcar el inicio o el final de la jornada, puedes crear esta solicitud para que quede registrada correctamente. Una regularización, en cambio, se utiliza cuando necesitas justificar o ajustar horas ya registradas. Por ejemplo, para compensar diferencias horarias o para reflejar una situación que no queda representada por tu horario semanal habitual.
No hay ninguna diferencia en el resultado final. Tanto si fichas con el lector de tarjetas como si lo haces desde la web, el registro queda guardado del mismo modo a la plataforma. El sistema es híbrido y combinable, de forma que puedes utilizar el método que te sea más cómodo en cada momento.
Sí. EinaEscola está preparada para integrarse con otras plataformas de gestión educativa y permite importar o sincronizar información de forma automatizada. Esto facilita la gestión de los horarios y evita tener que introducir los datos manualmente en más de un sistema. Las integraciones disponibles pueden variar según la plataforma utilizada por el centro y las necesidades de cada proyecto.
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